La technique RAD/LAD est la solution parfaite pour la lecture et l’acquisition automatique d’informations qui pourront facilement être diffusées.
Qu’est-ce qui différencie LAD et RAD
Ces logiciels facilitent les travaux de capture de textes, leur classification tout comme la lecture automatique et intelligente du contenu. A ne pas confondre RAD et LAD. La LAD ou Lecture automatique de document est un ensemble de technologies qui permet de segmenter et d’extraire, par reconnaissance optique de caractères (OCR), des informations textuelles sur des documents numérisés de type formulaires structuré ou semi-structuré. Elle concerne particulièrement les processus évolués de capture de données sur des documents structurés et désormais aussi non structurés. Ce, dans le but d’alimenter un système d’informations souvent un système de GED ou la gestion électronique de document, avec les données contenues dans les documents numérisés dans le cadre de processus de type industriel.
La richesse d’une solution avancée de LAD réside dans sa capacité à fournir, en bout de chaîne de traitement, la totalité des informations attendues par le système d’informations lui-même. Elle se base surtout sur la capacité de compenser les erreurs de lecture ou de saisie par des contextes. À titre d’exemple, une base de prénoms va être interrogée lorsqu’on sait que l’on est dans une zone prénom. Aussi, lorsque la barre du bas d’une lettre de ce dernier va se confondre avec la case à remplir, le système va confirmer que celui-là n’est pas une bonne réponse et va proposer plutôt un autre. La LAD doit être paramétrable afin de permettre une correction automatique d’un champ prénom dans des cas où celui-ci n’est pas essentiel, et de présenter l’image à un opérateur pour validation ou correction. De ce fait, si un code alphanumérique possède un algorithme de validation, la solution de LAD va savoir le recalculer et ainsi certifier la bonne saisie. Autre part, si un document comporte des calculs comme le total d’une facture, la LAD va savoir recalculer le montant total. Actuellement, il est possible de faire chevaucher 2 fonctions en même temps, comme dans le cas du LAD et GED (gestion électronique de documents).
Il est vrai que la LAD est plus avancé sur le plan technologique, mais grâce au fait que le GED se nourrit d’images indexées, il va s’exprimer dans des fonctionnalités transversales au niveau de toutes les fonctions d’une organisation chaque fois que le mot document est utilisé. Ainsi, la LAD est le chaînon manquant dans le traitement du document et la gestion des processus, résolvant le problème de la saisie manuelle et trop différée des informations, alors que la GED s’appuyant sur les données arrivées ou transformées en format électronique et indexées va fournir celles-ci de manière structurée, indexée et donc efficace à l’ensemble des utilisateurs et applications requérants. Enfin, elle permet d’accélérer le traitement des factures fournisseurs ainsi que l’archivage et indexation automatique de l’image du document. Ainsi, la LAD prend une importance croissante dans les processus de dématérialisation où elle apparaît comme un axe de productivité.
La RAD, c’est quoi vraiment?
D’autre part, la RAD ou Reconnaissance automatique des documents permet de reconnaître un type de document. Grâce à la RAD, les dossiers seront bien classés et les informations seront rapidement accédées. Elle permet de diminuer les risques d’erreurs avec le contrôle qualité. Elle met également en place des tris électroniques d’images (images de scan, images de fax) afin de les classer, évitant ainsi de trier les documents avant la numérisation. Une fois regroupées, les images peuvent être envoyées vers des corbeilles de traitement adaptées ou bien classées dans un système de GED.
La reconnaissance de Document s’appuie sur des éléments de mise en page tels que le logo caractéristique d’une entreprise, le fond de page du document, un code-barres présent sur le document QRcode. Grâce à la RAD, des paramètres spécifiques peuvent être appliqués à chaque nature de document, comme les caractéristiques de traitement. Par exemple, les spécificités telles les réponses aux diverses questions du genre, le document doit-il être signé ? Si oui, par qui ? Doit-il être envoyé ? Ou encore, doit-il être classé ? Avec la RAD, c’est possible d’envoyer et de recevoir tout type de documents (fichier électronique ou document papier numérisé/scanné) avec des partenaires comme clients, fournisseurs, salariés, institutions, particuliers ou professionnels possédant un compte sur LEGALYSPACE.
Les documents seront centralisés en fonction d’une unique méthode de classement afin que chacun soit en mesure de retrouver simplement et très rapidement l’ensemble des dossiers clients, fournisseurs ou partenaires. Grâce à l’archivage de contenus électroniques, l’on peut réunir, identifier, sélectionner, classer et conserver des contenus électroniques sur un support sécurisé afin de les rendre facilement accessibles et exploitables. Chaque document y sera identifié, classé et conservé de manière sécurisée et inaltérable.