La dématérialisation de documents est devenue une pratique courante pour les entreprises qui doivent gérer un grand nombre de courrier et de documents à l’année. Focus sur cette solution aux multiples avantages qui peut tout aussi bien être appliquée auprès d’une PME que d’un grand groupe.
Comment se déroule la dématérialisation de documents ?
La dématérialisation de documents se révèle incontournable pour toutes les entreprises qui doivent gérer un volume important de documents à l’année. Ces documents englobent les factures, les contrats divers, les formulaires, les coupons, les chèques, les bons de livraison, les attestations, etc. L’idée est de profiter à la clé d’une meilleure gestion des documents, il devient ainsi plus facile de retrouver tel ou tel document sans avoir à retourner les archives dans tous les sens. Suivant le type de document à traiter, il existe différentes techniques permettant de dématérialiser rapidement et efficacement les factures et autres pièces en papier. Un tri manuel des documents devra notamment être réalisé en amont afin de dégager les documents à prioriser. Les documents seront par la suite numérisés en lot afin d’assurer leur traçabilité. L’archivage se fera également par lot pour des questions pratiques.
Tout au long du traitement des documents, divers outils et applications comme le RAD, le LAD et l’OCR seront utilisés pour l’extraction des données et la création de flux de données dans un format spécifique. Le stockage des fichiers indexés se fera ensuite numériquement. Ultra-pratique et flexible à souhait, la dématérialisation des documents s’adapte à tous les besoins des entreprises en termes d’amélioration de processus d’archivage. Les outils de gestion électroniques de documents tels que la videocodage viennent parfaire le traitement des documents papier afin de les transformer en documents numériques.
Quels sont les avantages de la dématérialisation de documents ?
Le premier avantage concerne bien évidemment l’aspect financier puisque la dématérialisation de documents permet à l’entreprise de réaliser des économies conséquentes. Le rendement d’une telle opération se fait entre deux à six mois selon le nombre de volumes à numériser. Ce type de solution permet également à l’entreprise de réduire son empreinte écologique. Comme l’utilisation de papier n’a plus lieu d’être, cela a un impact positif sur la protection de l’environnement. L’entreprise pourra notamment en jouer pour redorer sa marque. Par ailleurs, la dématérialisation des documents, si elle est faite dans les règles de l’art, permet à l’entreprise de se délester des problèmes de gestion de documents papier et de stockage qui nuisent à sa productivité. La réorganisation documentaire générale de la société annonce en effet des changements positifs à savoir une amélioration de la traçabilité des documents et une accélération des processus de traitement des dossiers. L’entreprise concernée pourra également répondre de manière plus efficace aux demandes des clients et être plus réactive aux besoins des collaborateurs.
Enfin, il convient de rappeler que la dématérialisation est une étape transitoire qui peut mener sur le long terme à une digitalisation native des documents. Il ne sera plus nécessaire à cette étape de transformer les documents papier en documents numériques, car grâce à la mise en place d’une solution de gestion électronique de documents en ligne, les salariés pourront accéder directement au document numérique.