Une bonne gestion documentaire est la clé du succès d’une entreprise. Elle peut concerner plusieurs domaines, dont la finance, les ressources humaines et les différentes activités au sein de la société. L’organisation des documents se retrouve alors presque dans tous ces secteurs d’activités. C’est pourquoi la gestion des documents doit être bien étudiée. La gestion des archives peut être, en effet, un facteur de blocage ou, au contraire, améliorer la performance de l’entreprise. C’est pour cela que de nombreux professionnels optent actuellement pour la dématérialisation des documents, notamment la solution GED ou Gestion électronique de documents. Zoom sur les avantages de cette méthode.
La gestion électronique documentaire : qu’est ce que c’est ?
Le logiciel de GED, c’est une méthode qui fait intervenir différents outils électroniques dans la gestion électronique de documents. Il peut s’agir de solutions logicielles ou encore de matériels électroniques. En d’autres termes, toutes les étapes de gestion du courrier et d’organisation sont informatisées : de l’acquisition des documents au classement et stockage, en passant par leur diffusion. Comparée à la méthode traditionnelle au format papier, elle offre de nombreux avantages. Le premier élément de la GED consiste à améliorer l’organisation interne des documents de l’entreprise et ce, qu’ils soient sous format papier ou numérique.
Vient ensuite la mise en place de processus de consultation et d’archivage des documents. Cette étape permet d’accéder plus facilement et plus rapidement aux contenus importants, permettant ainsi à l’entreprise de gagner en productivité. Les collaborateurs peuvent ensuite consulter, partager et même modifier un même document sans qu’il soit nécessaire de le décliner en plusieurs versions. Enfin, il est intéressant de rappeler que le dispositif peut être utilisé en complément des outils métiers existants (système de messagerie, logiciel de comptabilité, CRM, etc.).
Les avantages de la mise en place de la gestion électronique documentaire
Le premier avantage de la GED concerne bien évidemment le gain de place et de temps considérable qu’elle permet. Avec les différents outils permettant la numérisation de documents divers (factures fournisseurs, factures clients, bons de commande, bulletin de paie, etc.), il est désormais possible de se consacrer à d’autres tâches. Grâce au gain de temps obtenu par le fait d’automatiser l’archivage des documents, les employés deviennent plus productifs et l’entreprise jouit d’une réduction des coûts, car elle n’a plus besoin de plusieurs intervenants pour la gestion des flux. Par ailleurs, les archives papier seront considérablement réduites, voire éliminées, puisque chaque donnée est dématérialisée. Effectivement, ce procédé d’automatisation évitera l’accumulation de documents sur le bureau.
Grâce à un système informatisé, la gestion de l’information devient plus fluide et la traçabilité est facile. Contrairement aux différentes paperasses, la perte de données numériques se fait de plus en plus rare, car les documents bénéficient d’une indexation optimale. Si la gestion des documents papier nécessite plusieurs frais, ce n’est pas le cas dans la GED. Grâce à cette méthode de numérisation de documents, certains coûts relatifs au système traditionnel sont réduits. Il y a notamment les frais liés au matériel d’impression, d’archivage ou encore de destruction. Autrement dit, la GED permet à une société d’économiser.
Enfin, comme la dématérialisation remplace la version papier par un procédé informatisé. Ce processus de numérisation facilite le transfert de documents dans la mesure où il ne nécessite aucun déplacement, mais peut s’effectuer en ligne (en Mode saas) ou encore en réseau. Si le volume d’un courrier traditionnel peut avoir un impact sur son envoi, la taille d’un fichier électronique ne constitue pas un obstacle à son transfert. Raison de plus d’opter pour une gestion électronique.
Les enjeux de la gestion électronique des documents
La gestion électronique des documents et les solutions logicielles RAD LAD permettent de répondre aux contraintes légales en matière d’archivage. Comme on sait, les nouvelles règlementations imposent aux entreprises et aux organismes d’assurer l’authenticité de leurs documents, d’identifier l’auteur des dits documents, de les stocker efficacement et de prévenir leur destruction accidentelle. La gestion électronique des documents propose notamment divers outils tels que la signature électronique, la validation de documents ou encore l’archivage. La gestion électronique des documents répond aux exigences des normes de qualité qui imposent la traçabilité des process de l’organisation.
Il ne faut pas oublier que la dématérialisation des documents et la gestion de ces derniers est un projet à part entière, c’est pourquoi il est impératif est de ne pas le déployer n’importe comment. Le logiciel doit être mis en place par des professionnels dans le domaine et pour qu’il soit efficace, il est important de former au préalable les collaborateurs aux processus et à l’utilisation des dits outils. Un plan de gestion de changement doit également être mis en place afin d’instaurer efficacement les nouvelles pratiques et les habitudes de travail. Les anciennes tâches à faible valeur ajoutée laissent place à de nouvelles, plus performantes, permettant ainsi à l’entreprise, de gagner en productivité.