La dématérialisation est une technologie de modernisation qui consiste à modifier les supports matériels en fichiers électroniques. Ce changement se fait par la numérisation des documents en papier en format électronique au sein des entreprises ou des organismes. Pour mieux comprendre ce procédé informatique, voyons tout d’ abord comment se fait la numérisation. Puis, il sera intéressant de voir les différents avantages de la dématérialisation et enfin les blocages à prendre en compte par rapport à cette procédure.
Comment procède-t-on à la dématérialisation ?
Le processus de dématérialisation des documents comporte des éléments spécifiques. Il faut mettre en œuvre un objectif qui parle de la qualité et du format des documents à numériser : facture, bons de commande ou bulletin de paie. Il est également important de savoir à quoi cette numérisation va nous servir : elle pourra être utile pour gagner de l’espace, pour préserver ou aussi protéger les documents. De plus, il faut établir tout ce dont on aura besoin : les ressources humaines ainsi que les matériels comme les scanners, les ordinateurs, réseaux, serveurs et les meubles. Cela est fait pour prévoir le budget estimé en vue de la préparation de la dématérialisation.
La numérisation proprement dite, c’est donc l’étape de la modification des documents papier en données numériques. Elle se déroule comme suit : tout d’abord, il y a la préparation qui est une étape cruciale, car c’est le moment de vérification des documents en papier. Ensuite, on effectue le test et la dé-préparation qui consiste à raccommoder les documents à leur état initial. On passe alors à l’étape de correction ou le moment pendant lequel on vérifie l’authenticité des informations. Et enfin, on procède à la finalisation des livrables qui est une élaboration des fichiers contenant la version numérique des documents. L’exportation des livrables est faite de manière à conserver les documents électroniques. Ces derniers peuvent être mis dans un CD-ROM, un disque dur ou sur une clé USB.
Les différentes façons de dématérialisation
Chaque type de dématérialisation est spécifique selon le processus métier concerné. En effet, cette solution de gestion intervient dans plusieurs domaines, que ce soit dans le secteur public ou les grandes entreprises. Toutefois, on distingue la dématérialisation simple et la dématérialisation fiscale.
La dématérialisation simple consiste à rendre numériques les documents en papier en gardant le format en papier du document. Par exemple, dans le cadre de la dématérialisation des factures, on a tout d’abord une facture en papier qui va être transformée en facture électronique à travers la procédure.
La dématérialisation fiscale, ce type de procédé ne nécessite par de format papier. Les fichiers sont directement créés sous forme numérisée. Par contre, l’existence d’une signature électronique est obligatoire, et celle-ci prouve la valeur juridique du document.
Les avantages de la dématérialisation
En tant qu’avancée technologique, la numérisation des documents apporte beaucoup d’avantages. Parmi ces intérêts, on peut citer le gain de temps. La dématérialisation nous facilite l’accès aux documents, c’est-à-dire que nous n’allons plus perdre de temps à fouiller dans les dossiers pour chercher un document, il faut juste saisir le nom ou le numéro du document dans un ordinateur pour le trouver.
Pour la distribution, les courriers seront faciles à suivre par la voie électronique, on a plus besoin de faire des copies. Cela minimise efficacement les taches des employés. Les courriers seront faciles à envoyer et le coût des procédures sera allégé. Opter pour une dématérialisation nous procure aussi un gain de productivité considérable. En effet, plus on aura une réduction des coûts et une rapidité des procédures, plus la production sera favorable.
Du point de vue sécurité : pour éviter l’usure, la brulure ou la déchirure accidentelle des documents en papier, il est plus fiable de sauvegarder ces informations sous forme numérique.
La dématérialisation favorise également la maitrise de la relation client et le travail des fournisseurs, car il y a une optimisation de l’efficacité des travaux et une diminution du délai d’attente des résultats.
Les inconvénients de la dématérialisation
C’est vrai que la dématérialisation est une preuve d’évolution, mais il existe certains blocages qui nécessitent d’être améliorés.
Parfois les données peuvent être supprimées accidentellement, il est donc nécessaire d’avoir un système d’archivage électronique. Ce procédé a pour fonction de dispenser toute modification ou suppression des documents.
Il peut aussi y avoir quelques problèmes sur le stockage de données puisqu’il y aura de plus en plus de documents à sauvegarder. Et à un moment donné, l’espace de stockage sera plein donc il serait utile d’envisager d’acheter un matériel de stockage plus performant. En effet, à chaque fois que l’espace de stockage est insuffisant, il faut recourir à l’achat de matériel de stockage d’où le coût additionnel pour l’entreprise.
De plus, la dématérialisation contribue à l’élévation du taux de chômage vu que la majorité du travail sont faites par des machines. Egalement, elle augmente l’utilisation de l’électricité ce qui entraîne une consommation de beaucoup d’énergie et donc il y aura un impact défavorable sur l’environnement.