Organiser un évènement d’entreprise peut vous sembler très simple. Pourtant ce n’est toujours pas le cas. Découvrez dans cet article comment organiser un séminaire ou un évènement d’entreprise.
Prévoyez et soyez le plus précis possible
Commencez par organiser une réunion avec les cadres pour savoir les enjeux, la forme de votre événement, etc. il faut être le plus précis possible. Posez-vous des questions sur le du type d’événement ou de séminaire, le budget, la date, des objectifs/enjeux, choisir le lieu de l’événement, contacter les fournisseurs, dresser la liste des invités, etc.
Déroulement de votre évènement d’entreprise
C’est important de bien réfléchir en amont dans l’organisation de la manifestation. Créez votre évènement pas à pas en partant de l’arrivée des participants jusqu’à leur départ. De plus, pensez également à leurs besoins. Tout ceci aura pour but de vous aider à définir vos besoins et obtenir un briefing complet.
Consulter des prestataires
Muni de votre briefing et de votre programme détaillé, vous pouvez consulter les prestataires. Il est important de savoir que vous devez envoyer votre briefing aux prestataires, car tout ce qui est prévu en amont coûtera moins cher en fin de compte.
Comparez les retours des lieux dans le détail
Ici, l’objectif est de se rassurer que le devis soit en phase avec votre briefing. Si ce n’est pas le cas, n’hésitez surtout pas à échanger avec les prestataires.
Établir une check-list évènementielle
Du début de l’évènement à la mise en scène, il faut penser à un nombre d’éléments pour s’assurer que tout se passe sans problème. Que vous soyez professionnel ou non, c’est pratique d’avoir sous la main une check-list afin de ne rien oublier.
Briefing des intervenants, prestataires et de l’équipe d’organisation
C’est une étape très importante. Elle doit se faire de préférence quelques jours avant l’évènement. Pour les intervenants, il est conseillé d’échanger avec eux sur le moment choisi de leurs interventions dès le début.
Mesure la satisfaction/ROI de votre évènement
Pour mesurer la satisfaction de votre évènement, nous vous recommandons de créer un questionnaire. Oui, vous allez dire créer un questionnaire, c’est compliqué… Pourtant c’est tout le contraire. Il existe sur le web des outils qui peuvent vous aider à créer un questionnaire en quelques minutes seulement. Cependant, il ne faut pas oublier d’intégrer des questions vous permettant de mesurer votre retour sur l’investissement.
Évaluez vos prestataires
À partir de l’évaluation des participants, vous allez pouvoir faire une évaluation de vos prestataires de service. Vous pourrez également faire une évaluation de leur capacité d’accompagnement dans l’organisation de l’événement.
Annoncez le prochain événement
Après avoir évalué vos prestataires, on entre dans la dernière étape qui est d’annoncer le prochain événement. Vous pouvez le faire soit en posant des questions aux prestataires soit en vous planifiant une tâche.